Wat is self storage software?
Als eigenaar of beheerder van een self storage faciliteit, wil jij door middel van jouw dienstverlening een optimale klantervaring bieden aan jouw huurders. Uiteraard wil jij daarbij jouw eigen bedrijfsprocessen zo efficiënt mogelijk inrichten. Daarbij komen diverse vraagstukken kijken, waaronder:
- Klantcontact & beheer (CRM)
- Boekingen kunnen maken via de website
- Administratie & boekhouding
- Opslagbeheer
- Toegangstechniek
- Contractbeheer (opmaken, wijzigen, opzeggen)
- Klantomgeving voor huurders
Zo kun jij vast nog wel meer vraagstukken opnoemen waar jij als self storage beheerder mee te maken hebt. Een van de grootste uitdagingen hierbij is het vinden van één systeem waarmee je al deze processen vanuit één overzichtelijke omgeving kunt beheren en automatiseren. Het laatste wat je wilt is namelijk het onderbrengen van jouw administratie en diensten in allerlei verschillende softwareprogramma’s en apps die niet – of gebrekkig – met elkaar samenwerken.
Self storage software is een complete (cloud) softwareoplossing die speciaal ontwikkeld is voor de behoeften van de self storage branche. Je kunt hiermee jouw dienstverlening en bedrijfsprocessen onderbrengen in 1 overzichtelijke digitale infrastructuur.
Welke vraagstukken kan self storage software voor jou oplossen?
Wacht even. Eerst nog even een andere vraag: Welk vraagstuk kan self storage software oplossen voor jouw klanten?
Goede self storage software is namelijk niet alleen ingericht op de behoeften van jou als self storage beheerder. Het kijkt verder dan alleen jouw belang, en richt zich ook op het belang van jouw klanten. Het voorziet in een optimale klantroute. Van het online boeken tot het beheren van facturen en contracten in de klantomgeving of het bedienen van de toegangsmodule. Geheel geautomatiseerd.
Voor jouw klanten kun je bijvoorbeeld denken aan:
- Volledig geautomatiseerde boekingspagina met
- interactieve plattegrond
- zoekfunctie op basis van inhoud en oppervlakte
- ruimtecalculator
- het aanbieden van opties zoals alarm of diverse kortingen
- Digitaal ondertekenen van contract
- Binnen 30 minuten na boeken automatisch toegang tot de storage ruimte (24/7)
- Klantomgeving
- Beschikbaar als website of persoonlijke app in eigen huisstijl
- Beheren van contracten en facturen
- Maken van nieuwe boekingen
- Beheren van contactgegevens
- Toegangsmodule kunnen openen met pincode of app
Klantperspectief. Het SELF in selfstorage
Waarom zou je het self storage noemen als de klant niet volledig zelf grip heeft op het hele proces rondom zijn huurovereenkomst? ‘Self’ begint bij het boeken en eindigt bij het zelf kunnen opzeggen van je huurovereenkomst.
Keuzeopties
Je klant kan eenvoudig 24/7 boeken via jouw website op een overzichtelijke boekingspagina. Er zijn meerdere opties waaruit de klant kan kiezen. Zo kan hij kiezen uit diverse storage ruimtes op een interactieve plattegrond of lijst. Hij kan daarbij gebruik maken van zoekfilters op basis van oppervlakte of inhoud. En voor klanten die niet zeker weten hoeveel ruimte zij nodig hebben, kun je een ruimtecalculator als hulpmiddel aanbieden.
Tevens kan de klant ook kiezen welke betaalfrequentie (facturatie per maand, kwartaal, (half) jaar) hij wenst, en de minimale huurperiode die hij wil aangaan.
Eenvoud in automatisering
Na het boeken ontvangt de klant automatisch de huurovereenkomst en de logingegevens voor de klantomgeving. De klant wordt toegevoegd aan het toegangssysteem en krijgt per mail en sms instructies voor het bedienen van de toegangsmodule en het gebruiken van de storage ruimte.
Eigen beheer
In de klantomgeving kan de klant facturen en overeenkomsten inzien. Ook kan de klant daar persoonsgegevens inzien of aanpassen, de huur van een ruimte opzeggen, of een nieuwe ruimte bijboeken. Op die manier heeft de klant zelf controle over alles wat met de huurovereenkomst te maken heeft. Het heet dus niet voor niets SELF storage.
Voor jou als beheerder kun je denken aan:
- Boekingsproces volledig geautomatiseerd
- Contract opmaak
- Welkomstmail klant
- Automatische facturatie periodiek zolang het contract actief is
- Klant komt automatisch in toegangssysteem bij start contract en bij beëindiging wordt de klant weer automatisch uit het toegangssysteem verwijderd
- Administratie
- Werken met automatische incasso
- Facturatie geautomatiseerd
- CRM Takensysteem met notificaties
- Koppeling met boekhoudsysteem
- Klantbeheer (CRM)
- Opslagbeheer
- Analyse omzet
- Beschikbaarheid units
- Bulk prijzen aanpassen (prijsverhoging contracten of unitprijzen)
- Toegangssysteem
- Beheer toegangsmodules
- Status log
- Alarm meldingen
- Camerabeelden / foto’s
Onbemand werken
Self storage software biedt jou de mogelijkheid om volledig controle te houden over alle bedrijfsprocessen vanuit één cloud-omgeving waardoor je geheel onbemand kunt werken. Boekingen, facturatie, incasso’s en boekhoudkoppelingen kunnen geheel geautomatiseerd worden waardoor je enkel nog een controlefunctie hebt.
Als een overeenkomst afloopt, komt de storage ruimte automatisch weer vrij voor een nieuwe klant. Het systeem controleert of de klant eventueel nog een andere ruimte huurt en verwijdert, indien van toepassing, diens gegevens uit de toegangsmodule zodat de klant na het aflopen van de overeenkomst geen toegang meer heeft tot het pand of de storage ruimte.
Wanneer geheel onbemand werken niet wenselijk is, kun je zelf bepalen welke processen je wilt automatiseren en welke processen je zelf wilt (laten) uitvoeren. Dit kan het geval zijn wanneer je bijvoorbeeld wel de facturatie en administratie wilt automatiseren, maar voor bepaalde momenten graag persoonlijk klantcontact wilt hebben.
Ook dat is SELF. De software kan zelf datgene voor jou realiseren dat jij absoluut niet zelf wilt doen. En wat je wel SELF wilt doen, doe je vooral zelf.
Waar moet ik op letten bij het kiezen van self storage software?
Hoe sluit self storage software aan bij jouw dienstverlening?
Software behoort een ondersteunende functie te hebben voor jouw dienstverlening en niet andersom. Als self storage software een digitaal keurslijf wordt waarbinnen jouw bedrijfsprocessen niet optimaal kunnen worden ingericht, of als er beperkingen zijn in de klantbeleving, dan is dat een gemiste kans.
Schaalbaarheid
Ontwikkelingen op digitaal gebied gaan erg snel. Ook zijn er continu veranderingen in de markt. Dat vraagt de nodige veerkracht van jouw organisatie. Om in te kunnen spelen op de ontwikkelingen in de markt, of om te innoveren. Dezelfde veerkracht mag worden verwacht van self storage software. Kies daarom voor software die meegroeit met jouw organisatie en waar ruimte is voor maatwerk waar dat nodig is voor jouw wensen en behoeften.
Koppelingen en integraties
Waar denk je aan bij koppelingen en integraties? Is een self storage software pakket dan niet compleet en heb ik dan toch nog allerlei andere pakketten nodig?
Nee hoor, dit gaat over koppelingen en integraties met programma’s die niet per sé onderdeel uitmaken van een self storage softwarepakket, maar die wel van fundamenteel belang zijn bij jouw bedrijfsvoering. Bijvoorbeeld een koppeling met een bank of een boekhoudsysteem.
Welk pakket gebruik jij voor je boekhouding?
Je wilt dat je klanten en facturen automatisch aan je boekhoudsysteem worden toegevoegd. Daarom heeft een self storage softwarepakket koppelingen met diverse boekhoudsystemen zodat alle relevante gegevens via die koppeling in je boekhouding worden verwerkt.
Bied jij jouw klanten betaling via automatische incasso aan?
Jij wordt vast blij van de gedachte om te werken met incasso batches die je moet uploaden bij je bank. Nee? Toch niet? Daarom kies je voor een self storage softwarepakket dat een integratie biedt met een bankkoppeling zoals Mollie DirectDebit. Alle incasso’s worden vanzelf door het systeem uitgevoerd en je kunt bijvoorbeeld acties koppelen aan storneringen. Denk aan het verzenden van emailnotificaties, betalingsherinneringen of de toegangsmodule automatisch afsluiten.
Met welk toegangssysteem werk je?
Maak je gebruik van een pincode slot? Een sms slot? Of een bluetooth oplossing met app of tag? Jij wilt dat je klanten eenvoudig naar binnen kunnen. Daarom is het belangrijk dat er een goede koppeling is tussen je self storage software en je toegangsmodule. Zodat klanten bijvoorbeeld automatisch toegevoegd en verwijderd worden, afhankelijk van de (af)lopende huurovereenkomst.
Hierbij is niet alleen de koppeling vanuit je self storage softwarepakket van belang, maar ook de mogelijkheden die het door jou gekozen toegangssysteem biedt. Wanneer je een toegangsmodule hebt die enkel met een app toegankelijk is, dan is dat wel modern en catchy, maar je maakt het er voor leveranciers die ’s nachts komen niet eenvoudiger op.
Bovendien is lang niet iedereen liefhebber van apps. Of ergeren mensen zich eraan wanneer ze de zoveelste app moeten downloaden. Wanneer je een module hebt die zowel met een app als met een pincode te openen is, kun je alle typen klanten bedienen.
Support en ondersteuning
Kies voor een self storage software pakket dat ontwikkeld is- en onderhouden wordt door mensen die zelf werkzaam zijn in de storage branche, of daar in ieder geval erg veel praktische kennis van hebben. Het voordeel hiervan is dat zij uit ervaring weten welke vraagstukken en problemen jij tegenkomt. Ook snappen zij dat het niet alleen gaat om technische ondersteuning bij het gebruik van de software, beveiliging en het terugzetten van een back-up. Je kunt er ook terecht voor advies over het reilen en zeilen binnen de self storage branche.
MyYounit en MyLock bieden een compleet systeem voor onbemand werken inclusief toegangstechniek.